Linde Notarissen: het notariaat van de toekomst!

PDF

Inleiding
Linde Notarissen is een initiatief van notaris Bert Linde uit Dedemsvaart. Hij heeft samen met een aantal medewerkers nagedacht over de toekomst van het notariaat en de eigen kantoren in het bijzonder.

Uitgangspunten

Wij gaan uit van het volgende:

• Monopolies voor het notariaat moeten in stand blijven en zo mogelijk worden uitgebreid.
• Regionale spreiding van notariskantoren moet gewaarborgd blijven. Ook dorpen moeten hun eigen notariskantoor houden met een eigen notaris als aanspreekpunt.
• Alle kantoren moeten alle notariële diensten kunnen aanbieden.
• Notarissen en kandidaten moeten zich kunnen specialiseren.
• Het vak moet leuk zijn voor de beoefenaars.

Dit moet worden gerealiseerd door middel van dit concept.

Het concept in het kort
Linde Notarissen is een samenwerkingsverband van uitsluitend notarissen. Elke deelnemende notaris heeft zijn/haar eigen notariskantoor met eigen medewerkers.
De notaris kan zich volledig concentreren op het notariële werk, hoeft zich geen zorgen te maken over organisatorische zaken en kan als zelfstandige notaris zijn of haar kantoor draaien.
Door samen te werken worden problemen voorkomen wat de bezetting op de kantoren betreft, en de waarneming tijdens vakanties en ziekte. Uitgangspunt is dat notarissen zonder zorgen jaarlijks een paar weken op vakantie kunnen.
Voor medewerkers ontstaat een aantrekkelijke werkgever. De medewerkers hebben meer mogelijkheden om hogerop te komen, op een ander rechtsgebied te gaan werken of naar een andere locatie te gaan.

Visie/Strategie
Linde Notarissen wil door op een zo efficiënt mogelijke manier te werken een zo hoog mogelijke effectiviteit realiseren en daardoor een juridisch goede kwaliteit leveren.
Deze efficiency kan alleen worden gerealiseerd door optimaal gebruik te maken van de automatisering en door standaard procedures voor de werkzaamheden in te voeren.
We gebruiken automatisering om de standaard werkzaamheden en de administratieve rompslomp sneller en beter te laten verlopen.
De medewerkers zijn er niet alleen om standaardwerkzaamheden uit te voeren, maar om contacten te onderhouden met tussenpersonen en cliënten en om juridische problemen op te lossen.
Door efficiënt te werk te gaan kunnen scherpe tarieven aangeboden worden aan de cliënten. Door deze centrale organisatie en met handhaving van de lokale kantoren is Linde Notarissen een interessante werkgever voor medewerkers en een interessante partij voor bijvoorbeeld banken, accountants en tussenpersonen.

Er zijn kandidaat-notarissen die wel notaris willen worden, maar niet 60 uur in de week willen of kunnen werken. Vooral mensen, die naast het werk een zorgtaak voor kinderen/gezin op zich willen nemen, lopen hier tegenaan. Binnen Linde Notarissen kunnen prima twee parttime notarissen gezamenlijk op één kantoor werken.
Zowel cliënten, waaronder ook de banken, tussenpersonen en makelaars alsook de medewerkers moeten het prettig vinden zaken te doen met Linde Notarissen.

Het doel van de organisatie
Het opzetten van een centrale organisatie, bestaande uit diverse notariskantoren met handhaving van de kantoren op bestaande locaties.
Via de centrale organisatie wordt onder andere geregeld:

• Bibliotheek
• Waarneming
• Automatisering
• Marketing en acquisitie
• Modellen en literatuur bespreking

Bibliotheek
Er zijn een aantal boeken die voor elk notariskantoor onmisbaar zijn. Er zijn echter ook veel boeken die incidenteel gebruikt worden, deze boeken kunnen we samen aanschaffen. Er komt een centraal systeem waarin staat welke boeken wij bezitten en waar deze staan.
De abonnementen op de diverse vakbladen kunnen ook samen genomen worden.
Digitale bibliotheek: alle gewenste informatie wordt digitaal beschikbaar voor elke medewerker, zoals de diverse vakbladen.

Waarneming
Als er waarneming op een kantoor nodig is, kan dit centraal geregeld  worden. Er werken hier immers meerdere kandidaat-notarissen met waarnemingsbevoegdheid. Tijdens de vakanties en vrije dagen wordt er voor vervanging gezorgd. De vakanties moeten natuurlijk wel in overleg gepland worden, zodat niet iedereen tegelijk weggaat.
Doel is dat iedere notaris zorgeloos op vakantie kan, zijn werk wordt op een goede manier waargenomen.

Automatisering
Alle kantoren maken gebruik van het systeem van Van Brug Automatisering.
Iedereen maakt dus gebruik van dezelfde modellen en dezelfde kaartenbak.
Als een model aangepast moet worden kan dit makkelijk en snel. Verandert het model dan werkt iedereen met het nieuwe, verbeterderde model. Zo houden we de kwaliteit van de dienstverlening hoog.

Marketing en acquisitie
Alle deelnemende kantoren maken gebruik van het gezamenlijke logo, dit wordt door iedereen gebruikt op het briefpapier, op de visite kaartjes en op de gevel van het pand.
De reclame en marketing wordt voor alle deelnemende kantoren gemaakt, waarbij gebruik gemaakt wordt van de gezamenlijke naam en het gezamenlijke logo.
Verder krijgt elk kantoor een budget voor advertenties en marketingactiviteiten.
Hierover mag de notaris zelf beslissingen nemen voor het plaatsen van advertenties op plaatselijk niveau in verenigingsblaadjes of voor sponsoractiviteiten.

Modellen- en literatuurbespreking
Maandelijks wordt er een modellen-/literatuurbespreking gehouden worden, waar alle notarissen, kandidaat-notarissen en de klerken aan deel moeten nemen. Iedereen heeft zijn/haar eigen literatuur, die op basis van het vakgebied waarin de persoon het meeste werkzaam is, of waar zijn/haar specifieke interesse ligt verdeeld wordt.

Functie notaris
De werkzaamheden van de notaris bestaan uit het passeren van de akten op het eigen kantoor en het voeren van de besprekingen. Verder wordt van de notaris verwacht dat hij/zij contacten onderhoudt met de lokale banken, tussenpersonen ondernemersverenigingen etc. De notaris wordt dus wel geacht recepties/openingen en vergaderingen te bezoeken in de regio om zo ook cliënten binnen te halen en de naamsbekendheid te vergroten.
De notaris werkt samen met en geeft leiding aan de aanwezige medewerkers op de locatie. Hierdoor wordt de zelfstandigheid van de notaris gewaarborgd.

Verder zullen er verschillende commissies gevormd worden waarbij elke notaris tenminste in één commissie moet zitten. Hierbij valt te denken aan een commissie voor modellen, kantoorcursussen (intern / extern) en acquisitie.

Mogelijkheden voor de notaris
Het is ook goed mogelijk dat een notaris parttime werkt. Als de notaris bijvoorbeeld vier dagen wil werken, zou het misschien kunnen zijn dat er op die dagen nooit akten gepasseerd worden, of dat er dan altijd een waarnemer is. Zou een notaris bijvoorbeeld twee of drie dagen willen werken, dan zou hij of zij het kantoor samen kunnen draaien met een andere notaris die ook twee of drie dagen per week wil werken.
Hoe een en ander in de praktijk werkt weten we nog niet, maar we staan er wel voor open.

Creativiteit
We moeten steeds inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Kijken waar de notaris zijn kennis kan gebruiken, kijken waar nieuwe omzetbronnen zijn.
Twee voorbeelden hiervan:

• Om overdrachten in het MKB beter te kunnen begeleiden werken wij samen met een gediplomeerd financieel planner.
  Deze kan ook worden ingeschakeld voor pensioenproblematiek bij echtscheidingen.
• Wij hebben de Voorzorg Volmacht (of Levenstestament) als een van de eerste kantoren in Nederland geïntroduceerd.

Kantoormanager

Linde Notarissen heeft voor vestigingen samen een kantoormanager in dienst. Deze persoon regelt onder andere de personeelszaken, marketing, automatisering (ICT) en andere mogelijke organisatorische zaken. Deze persoon is op deze gebieden het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers.

Bijvoorbeeld als er waarneming geregeld moet worden, als er een advertentie geplaatst moet worden of als iemand ziek is etc., kan er contact opgenomen worden met de kantoormanager.

Dit ontlast de kandidaat-notarissen en vooral ook de notarissen op dit gebied, zodat deze weer meer tijd kunnen besteden aan hun taken, zoals het passeren van de akten en het voeren van besprekingen.

We zijn van mening dat iedereen moet doen waar hij/zij goed in is.

Centraal geregeld
In bovenstaand stuk staat vaak dat bepaalde zaken centraal geregeld worden. Hier wordt niet een bepaalde locatie bedoeld, maar dat een activiteit kantoor overstijgend is.
Wat wij centraal regelen moet voordelen opleveren voor de kosten, kwaliteit van ons werk, voor de medewerkers en dus uiteindelijk voor de cliënten. Zo niet, dan is er geen reden om iets centraal te regelen.

Slot
Bovenstaand stuk is de uitkomst van een plan dat zich in de loop van de jaren ontwikkeld heeft. Een deel van de plannen is al uitgevoerd, een ander deel is in ontwikkeling. Omdat de praktijk anders is dan de theorie veranderen we daar waar dat nodig is. Bovenstaand stuk geeft echter wel de richting aan voor Linde Notarissen.

Mocht u naar aanleiding van dit stuk graag een gesprek met ons, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
Het blijft vertrouwelijk zolang u dit wilt.